운동 시간도 없는 헬스장 원장이 시간을 찾은 방법
헬스장 원장 시간 관리 방법을 찾는다면, 할 일을 늘리는 것보다 안 하기로 결정하는 것이 먼저입니다. 10년 이상 운영한 원장들이 공통으로 바꾼 것들을 정리했습니다.
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솔직히 말하면, 헬스장을 연 첫 2년 동안 나는 운동을 거의 못 했다. 오전에 센터를 열고, 회원 관리하고, 직원 교육하고, 청소하고, 정산하고, 문의 답하다 보면 하루가 끝났다. 헬스장 원장이 운동 못 한다는 게 웃긴 이야기 같지만, 주변에 물어보면 비슷한 원장들이 생각보다 많다.
헬스장 원장 시간 관리 방법을 찾게 된 건 번아웃이 왔을 때였다. “내가 왜 이걸 하고 있지”라는 생각이 든 날, 뭔가를 바꿔야 한다는 것을 알았다.
아래는 5년 이상 센터를 운영한 원장들의 경험에서 공통으로 나온 이야기를 Q&A 형식으로 정리한 것이다.
Q. 하루에 실제로 얼마나 일하세요?
“솔직하게 재봤더니 하루 13~14시간이었어요. 오전 6시에 센터 열고 밤 10시에 닫는 구조였는데, 그 사이에 쉬는 시간이 거의 없었어요. 밥도 카운터에서 먹고, 화장실 갈 때 빼고는 자리를 비울 수가 없었죠.
문제는 그 14시간 중에 실제로 ‘중요한 일’을 한 시간은 2~3시간밖에 안 됐다는 거예요. 나머지는 전화 받고, 문의 답하고, 눈앞에 있는 것 처리하는 데 썼어요. 급한 일이 중요한 일을 밀어냈던 거죠.”
Q. 시간을 가장 많이 잡아먹는 일은 무엇이었나요?
“전화였어요. 특히 등록 문의 전화. 하루에 10통씩 오는데, 통화 한 번에 평균 5~7분이에요. 하루 1시간 가까이를 똑같은 내용을 반복하는 데 쓰고 있었어요.
두 번째는 정산이었어요. 현금, 카드, 계좌이체를 다 따로 적고 맞추고 하는 작업을 매일 저녁에 했는데, 이게 30~40분씩 걸렸어요. 한 달에 15시간 이상이요.
세 번째는 ‘판단 요청’이었어요. 직원이 작은 것도 다 물어봤거든요. ‘이 회원 환불 어떻게 할까요?’ ‘오늘 청소 언제 할까요?’ 이런 것들이 하루에 10번씩 오면 집중이 안 돼요.”
Q. 시간 관리에서 가장 먼저 바꾼 게 뭔가요?
“‘안 하는 것 목록’을 만들었어요. 할 일 목록 말고, 내가 더 이상 하지 않을 것들의 목록.
첫 번째로 안 하기로 한 게 문의 전화 직접 받기였어요. 대신 카카오 채널로 문의를 받게 했더니 전화량이 60% 줄었어요. 남은 전화도 직원이 1차 대응하고 꼭 필요한 것만 저한테 왔어요.
두 번째는 매일 하던 정산을 주 1회로 바꿨어요. 회원 관리 툴에 데이터가 다 들어오니까 매일 수기로 맞출 필요가 없었던 거죠. 처음엔 불안했는데 막상 해보니까 문제없었어요.
세 번째는 직원한테 ‘이 정도까지는 네가 결정해도 된다’는 권한 기준을 문서로 만들었어요. 환불 3만원 이하는 직원이 처리, 그 이상만 나한테 오는 식으로요. 판단 요청이 절반으로 줄었어요.”
Q. 위임이 어렵다고 하는 원장들에게 하고 싶은 말은?
“직원이 틀릴까 봐 못 맡긴다고 하는 분들이 많아요. 근데 직접 해보면 내가 생각하는 것만큼 틀리지 않아요. 문제는 직원이 부족한 게 아니라 기준을 안 알려준 거예요.
‘이런 상황에서는 이렇게 해’라는 기준이 없으면 직원도 매번 물어볼 수밖에 없어요. 기준을 만드는 데 시간이 좀 걸리지만, 그걸 한 번 만들어두면 그다음부터는 물어보는 일이 확 줄어요.
위임은 신뢰보다 시스템이에요. 직원을 믿는 마음이 아니라, 직원이 혼자서도 판단할 수 있는 기준을 만들어주는 것이요.”
Q. 지금 돌아보면 그때 왜 그랬을까 싶은 것이 있다면?
“‘내가 없으면 안 된다’는 생각을 너무 오래 붙잡고 있었어요. 그게 사실이기도 했지만, 나 자신이 그 상황을 계속 만들고 있었던 거예요. 아무것도 안 알려주고, 아무것도 안 맡기고, 모든 걸 혼자 하면서 ‘나 없으면 돌아가지 않는다’고 느끼는 거잖아요.
그리고 한 가지 더. 바쁜 게 열심히 하는 것처럼 느껴졌어요. 쉬면 뭔가 손해 보는 것 같고, 앉아서 생각하는 건 일이 아닌 것 같고. 그런데 실제로는 쉬면서 생각한 30분이 열두 시간 뛰어다닌 것보다 더 중요한 결정을 만들어낸 경우가 많았어요.”
헬스장 운영 자동화에서 반복 업무를 줄이는 구체적인 방법을 볼 수 있다. 10년째 같은 자리에서 헬스장을 운영한다는 것에서 장기 운영자들의 다른 이야기도 들을 수 있다.
시간은 만들어지는 것이 아니다. 안 하기로 결정하면 생긴다.