헬스장 회원 관리를 아직 엑셀로 하는 이유는 뭔가

지금 회원 명단이 어디에 있는가. 컴퓨터의 엑셀 파일인가, 아니면 카카오톡 단톡방의 스크롤 어딘가인가. 만료 예정 회원은 어떻게 파악하는가. 내일 만료되는 회원이 몇 명인지 지금 당장 말할 수 있는가.

이 질문에 바로 답하기 어렵다면, 지금 쓰고 있는 방법이 문제가 아닐 수 있다. 하지만 그 방법이 원장의 시간을 어떻게 쓰고 있는지 한번 들여다볼 필요는 있다.

엑셀이 작동하는 구간과 멈추는 구간

엑셀은 강력한 도구다. 회원 수가 30명 이하일 때, 한 명의 원장이 모든 것을 기억할 수 있을 때, 업무의 복잡도가 낮을 때는 엑셀로 충분하다.

문제는 규모가 커지면서 시작된다.

엑셀이 무너지는 건 갑자기가 아니다. 서서히, 조금씩 오류가 쌓인다.

엑셀은 무료다. 하지만 엑셀을 운영하는 데 드는 비용은 무료가 아니다.

1. 원장의 시간: 만료 예정 회원을 찾아 연락하려면 엑셀을 열고, 필터를 걸고, 한 명씩 확인해야 한다. 하루 10~~20분이 이 작업에 쓰인다. 한 달이면 5~~8시간이다.

2. 지연된 대응: 만료 회원에게 연락하는 타이밍을 놓치면 재등록율이 떨어진다. 만료 후 연락은 만료 전 연락보다 재등록 성공률이 절반 이하다.

3. 데이터 손실 위험: 엑셀 파일 하나에 모든 회원 정보가 있다면, 그 파일이 날아가는 순간 모든 것이 사라진다. 클라우드 백업이 없는 경우라면 더욱 위험하다.

4. 협업 불가: 트레이너와 회원 정보를 공유하거나, 세션 현황을 같이 확인하는 게 엑셀로는 번거롭다. 카카오톡으로 캡처해서 보내는 방식이 반복된다.

5. 분석의 부재: 엑셀로는 “이번 달 재등록율이 얼마인가”, “PT 전환율이 오르고 있는가”를 보려면 직접 계산해야 한다. 대부분의 원장들은 이 계산을 하지 않는다. 하기가 귀찮기 때문이다.

모든 헬스장이 지금 당장 전용 도구가 필요한 건 아니다. 다음 중 하나라도 해당된다면 전환을 검토할 시점이다.

신호 1: 만료 예정 회원을 파악하는 데 10분 이상 걸린다. 자동화가 필요한 구간이다.

신호 2: 지난달 재등록율이 몇 퍼센트인지 모른다. 이 숫자를 모르면 개선 방향도 없다.

신호 3: 트레이너에게 세션 현황을 공유할 때 엑셀 파일을 이메일이나 메신저로 보낸다. 협업 효율이 크게 낮다.

전용 관리 도구로 넘어가는 것을 막는 가장 큰 이유는 “기존 데이터 이전이 귀찮다”와 “새 시스템 배우는 게 번거롭다”는 두 가지다.

실제로 해보면 예상보다 빠르다. 대부분의 헬스장 관리 도구는 엑셀 가져오기를 지원하고, 처음 설정에 1~2시간이면 충분하다. 한 번 셋업해두면 이후 매달 절약되는 시간이 훨씬 크다.

PoinT는 위 기능을 헬스장 운영에 맞게 설계한 회원 관리 도구다. 엑셀에서 PoinT로 데이터를 가져오는 것은 수분 안에 가능하다. 지금 바로 무료로 시작해보자.

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